От какви ограничения страдат проектите?

През 2012 година, само за 30 минути, Knight Capital губи $440 милиона заради дефект в алгоритмите, които използват за автоматизирана търговия с активи. Това е красноречив пример как липсата на качествено управление на проекти може да има катастрофални последици. Курсът IT Project Management Fundamentals - март 2024 ще те въведе в управлението на проекти така, че да си спестиш подобни фатални грешки в твоята практика.

А защо този пример е толкова емблематичен? Загубата на милионите е резултат от човешка грешка – един от техниците забравил да обнови кода на алгоритмите предния ден. Именно тук ефективното управление на проекти прави разликата между успеха и катастрофалния провал.

Независимо дали става дума за IT проект или не, един екип трябва да стъпи на внимателно планиране, щателно тестване и ясна рамка, които да помогнат на участниците в процеса да избегнат неблагоприятен сценарий. Това е наложително, защото всеки проект страда от различни ограничения, които трябва да преодолее.

В днешната статия ще те запозная с основните ограничения, с които и ти би се сблъскал в ролята си на PM.

Какво е Триъгълник на проекта?

Изпълнението на един проект не се изразява само в писането на код. Пропускът на техническото лице на Knight Capital е ясен пример за това.

За да се избегнат такива катастрофални ситуации, при планирането на всеки проект трябва да се вземат предвид три основни аспекта, които залагат основни ограничения. Нека преди да ги видим, да се върна на историята на Knight Capital.

През юни, 2012 година, Комисията по ценни книжа и борси на САЩ позволява на Нюйоркската фондова борса да въведе т.нар. Retail Liquidity Program, която е насочена към индивидуалните участници на борсата. Това осигурява на борсовите играчи около месец и половина (до 1 август, 2012) да реагират и да предложат на своите клиенти софтуерно решение, чрез което да се възползват от новата възможност.

Месец и половина – времевият параметър, спрямо който е ограничен проектът на Knight Capital. Ограниченото време води до сериозни пропуски в изпълнението на проекта, а в резултат – и до загубата от $440 милиона.

А той е само един елемент от т.нар. Триъгълник на проекта. Ако искаш да се занимаваш с project management, това е една от концепциите, с които трябва да се запознаеш внимателно. Защо обаче е важно да обръщаш внимание на параметрите, заложени в този триъгълник?

Източник: Asana

Промяната при един параметър се отразява пряко и на другите. А липсата на баланс може да доведе и до провал. Ето и кои са основните параметри, от които да се интересуваш.

1. Цена на проекта

Всеки проект започва с предварително договорен бюджет. Придържането към този бюджет е един от основните параметри за успех. Защо? Ако тръгне да надвишава бюджета, проектът ще влезе в разрез с изискванията на клиента.

При поява на отклонение, другите два аспекта са тези, които трябва да се нагодят, така че проектът да се върне в рамките на бюджета. Това обаче също се случва за сметка на един от тях – изпълнение на по-малко задачи и цели, което намалява времето, а съответно и разходите, или пък намаляване на времето за изпълнение и орязване на сроковете, което повишава риска от дефекти.

2. Време на проекта

Както вече забеляза, проектите обикновено са ограничени и във времето. Ролята на project manager-а на първо място е да даде предварителна, реалистична оценка за това колко време би отнел един проект. А след това и да се увери, че крайните срокове се спазват.

Когато проектът започне да изостава от заложените срокове, един project manager може да реши да налее още пари, за да ускори работата, или пък да намали обема от изискуема работа, стига това да е приемливо за клиента. Т.е. да не се разработи дадена функционалност сега, за да може софтуерът да излезе по-бързо на пазара.

Това ме води и до третия основен аспект на всеки проект.

3. Обхват на проекта

Обхватът касае задачите, които трябва да се осъществят, и резултатите, които трябва да се постигнат и осигурят на клиентите. Той показва какъв краен продукт се очаква.

Източник: Villanova University

Обхватът трябва да е ясно дефиниран, заедно с изискванията, преди началото на проекта. В IT сектора, когато започне да се излиза извън заложения обхват, говорим за т.нар. scope creep. Той е резултат от появата на допълнителни изисквания, разработката на функционалности, които не са заложени предварително и т.н. – неща, които раздуват проекта.

Ако раздуването не може да бъде отстранено и всъщност е необходимо заради променящи се изисквания на клиентите, трябва да се предвиди повече време или повече финансов ресурс, за да се балансира.

4. Качеството като четвърти аспект

Въпреки че качеството на изпълнение обикновено не е част от триъгълника на проекта, то не трябва да бъде пренебрегвано. Това, все пак, е крайната цел при управление на проекти. Защо е важно?

Проектът може да е изпълнен в рамките на заложените ограничения и параметри, но резултатът от това да не е задоволителен. От друга страна, проектът може да е бил раздут, да са се налели много пари и да са били разтеглени крайните срокове, но крайният резултат отново да не е задоволителен.

В тази връзка, качеството на изпълнението е по-скоро функция от ефективното управление на проекти. А то изисква ясна комуникация с клиенти и заинтересовани страни, предварително фиксирани елементи, с които не може да се прави компромис, а и ясен поглед върху възможните пречки и подводни  камъни пред изпълнението на проекта.

Това е предизвикателна сфера с много тънкости. Като PM може да си любимецът, но и най-омразният човек на екипа си. За да се наредиш сред първите, запиши се още днес за практическия курс IT Project Management - март 2024. Очакваме те!